Event day care instructions

Please ensure you read this carefully before the event day so that you can have a clear protocol on the day regarding the items you have ordered and avoid incurring heavy costs due to damage and/or loss:

  1. Our team member will bring all the items on event day before 11.00am, unless otherwise arranged 

  2. Our team member will unpack all items
  3. The appointed on-site contact person is responsible to confirm that all ordered items have arrived and are in good condition. This person or another appointed person must sign the handover sheet with our team member
  4. Our team member will then leave and not be on standby. The remaining set-up needs to be coordinated by the event planner
  5. Before pick-up, all our items should be collected dirty/unwashed and put in boxes that we will provide specially for this
  6. Our team member will arrive to location at 10.00 pm unless otherwise arranged.  When ready, the on-site contact person or other appointed person should count the collected items with our team member and sign off on any loss and/or damaged items 
  7. Our team member will pack all items and depart from venue

Notes

  1. Important: Please do not clean any items - they are to be collected dirty/unwashed, should you clean any items, you may incur a damage fee as some items require special treatments
  2. Our team member is not responsible for searching for missing items; this is the responsibility of the on-site contact person or other appointed person
  3. Should the collected items not be signed off on the evening because we are unable to find the on-site contact person or other appointed person, it is our mutual understanding that the count done by our team member on the evening will be correct and true
  4. Our team member is not expected to stay beyond 1.00 am

Instruksi Hari acara

Berikut adalah tata cara yang perlu diperhatikan oleh pihak peminjam (klien) guna kelancaran pengiriman serata menghindari kerusakan barang di hari H:

  1. Tim The Host Table akan melakukan pengiriman barang pada hari event sebelum pukul 11:00 pagi
  2. Tim The Host Table akan mengbongkar muatan seluruh barang pesanan 
  3. Penanggung jawab di lokasi acara (contact person) akan memastikan bahwa seluruh barang pesanan telah diterima dalam kondisi yang layak dan menandatangani surat tanda terima yang diberikan oleh tim The Host Table
  4. Tim The Host Table akan meninggalkan lokasi acara setelah semua barang pesanan diterima. Selanjutnya set-up akan dilakukan oleh pihak penanggung jawab (contact person) atau penyelanggara acara (event organizer)
  5. Setelah acara selesai, tim penanggung jawab acara (contact person) atau penyelanggara acara (event organizer) dihimbau untuk mengumpulkan seluruh barang pesanan di satu tempat dalam kondisi kotor, tim The Host Table akan menyiapkan kotak untuk pengumpulan
  6. Tim The Host Table akan kembali menjemput seluruh barang pesanan dan berada di lokasi acara pada pukul 10:00 malam, setelah mendapat informasi lebih lanjut dari pihak penanggung jawab acara (contact person) atau penyelanggara acara (event organizer) bahwa barang pesanan dapat di ambil kembali, tim The Host Table akan memeriksa kondisi keadaan barang, ada tidaknya kerusakan, surat pernyataan harus di tanda tangani oleh pihak penanggung jawab acara (contact person) atau penyelanggara acara (event organizer)
  7. Tim The Host Table akan kembali mengemas barang pesanan dan meninggalkan lokasi acara

Notes

  1. Penting: Tim penanggung jawab acara (contact person) atau penyelanggara acara (event organizer) di himbau untuk meletakkan seluruh barang pesanan dalam kondisi kotor untuk menghindari kerusakan dan tolong jangan dibersihkan karena beberapa item memiliki perawataan khusus
  2. Tim The Host Table tidak bertanggung jawab dalam hal mecari barang pesanan yang tidak lengkap. Tim penyelanggara (event organizer) atau manager banquet dihimbau untuk mengkumpulkan dengan lengkap sebelum diambil
  3. Apabila tim The Host Table tidak dapet menemui pihak penanggung jawab acara (contact person) atau penyelanggara acara (event organizer) dan surat pernyataan kerusakan tidak ditanda tangani oleh pihak terkait. Pihak tim The Host Table berhak mengklaim bahwa perhitungan seluruh barang pesanan dapat di setujui oleh kedua belah pihak
  4. Tim The Host Table akan meninggalkan lokasi acara maksimum pada pukul 1:00 am